EPR-rapportering for e-commerce: En praktisk guide

Du starter ikke med rapporten. Du starter med dataene bag den

En rapporteringsportal ved ikke, at et af dine produkter bruger 42 gram pap og 6 gram plast. Portalen kender kun de samlede tal, du indtaster.

Før du kan indsende en rapport, skal du normalt finde ud af, hvor virksomheden har forpligtelser, registrere dig hos den relevante myndighed eller ordning, indsamle de nødvendige data, anvende de lokale kategorier og dokumentere, hvordan tallene er blevet beregnet. Selve indsendelsen er ofte den nemme del.

Processen er heller ikke ens i hele Europa. Vores guide til Tyskland forklarer, hvorfor sælgere skal rapportere de samme emballagemængder til både ordningen og det officielle LUCID Packaging Register .

Hvis Danmark er et af dine markeder, viser vores danske EPR-guide , hvordan 8-tons-grænsen og rapportering som samlet emballage fungerer i praksis.

Hvad skal du bruge til EPR-rapportering?

De fleste e-commerce-virksomheder har brug for fem grundlæggende elementer.

1. En overskuelig og ensartet SKU-liste

Start med en konsekvent liste over de produkter, du faktisk sælger.

Hvis det samme produkt har forskellige navne i din webshop, dit lagersystem og et regneark, bliver det lettere at tælle produktet dobbelt eller helt overse det.

Bundles og produktsæt kræver også særlig opmærksomhed. En enkelt ordrelinje kan indeholde flere produkter, som hver især har deres egen emballage.

2. Pålidelige oplysninger om materialer og vægt

Hvert produkt skal have en emballageprofil, der viser emballagens komponenter, materialer og vægt.

En simpel emballageprofil kan for eksempel indeholde:

• 35 g pap
• 4 g plastfolie
• 2 g papiretiket

Registrer ikke kun den største emballagekomponent. Labels, sleeves, låg og indlæg kan tilhøre forskellige materialekategorier.

Brug målte eller dokumenterede vægte, hvor det er muligt. Specifikationer fra leverandøren kan være en hjælp, men hvis de ikke er tilgængelige, er en almindelig vægt ofte bedre end et gæt, der bliver kopieret over i alle fremtidige rapporter.

3. Emballage tilføjet under pakning og levering

Emballagen direkte omkring produktet er kun en del af en e-commerce-ordre.

Du kan også være nødt til at medregne forsendelseskasser, forsendelsesposer, tape, labels og fyldmateriale.

Forsendelsesemballage er ofte omfattet af EPR-forpligtelser. Hvis du ignorerer den, kan du komme til at rapportere for lave mængder. Husk derfor at inkludere al relevant emballage, ikke kun den emballage der sidder direkte omkring produktet.

4. Salgsdata opdelt efter land

Et samlet europæisk salgstal er ikke tilstrækkeligt.

Dine data skal have en tydelig opdeling efter destinationsland og den korrekte rapporteringsperiode. Relevante ordreoplysninger vil normalt være:

• Destinationsland
• Ordredato
• SKU
• Antal
• Ordrestatus
• Fulfilmentmetode

5. Den korrekte rapporteringslogik for hvert marked

Lande og EPR-ordninger kan anvende forskellige kategorier, deadlines, enheder og rapporteringsformater.

Du skal derfor ikke kun vide, hvad emballagen består af. Du skal også vide, hvordan dataene skal oversættes til det enkelte marked.

Emballage er muligvis heller ikke den eneste EPR-kategori, der er relevant for virksomheden. Elektriske produkter, batterier, bestemte engangsplastprodukter samt kategorier som dæk, biler, fiskeredskaber og tekstiler kan skabe separate forpligtelser med deres egne rapporteringskrav og beregningsmetoder.

Sådan omdanner du ordrer og SKU'er til rapporteringsklare EPR-data

Når de grundlæggende data er organiseret, er selve beregningen forholdsvis enkel.

Forestil dig, at du sælger 500 enheder af én SKU i Tyskland. Hver enhed indeholder:

• 40 g papir og pap
• 8 g plast

Produktemballagen bidrager dermed med:

• 20 kg papir og pap
• 4 kg plast

Derefter skal du tilføje den emballage, der blev brugt til at sende ordrerne. Hvis der er blevet brugt forskellige størrelser forsendelseskasser, skal du anvende den korrekte emballage i stedet for at lægge én gennemsnitskasse oven i alt.

En praktisk arbejdsgang kan se sådan ud:

• Forbind hver SKU med dens emballagekomponenter.
• Definér, hvordan emballage brugt under pakning skal medregnes, for eksempel kasser, tape og fyldmateriale.
• Opdel resultatet efter land og rapporteringsperiode.
• Anvend landespecifikke regler, rapporteringsformater og modulerede gebyrstrukturer, og konvertér derefter tallene til de krævede lokale kategorier.
• Undersøg usædvanlige ændringer, før rapporten indsendes.

Det er på dette tidspunkt, at almindelige e-commerce-data bliver til brugbare EPR-data.

Derfor bliver EPR-rapportering hurtigt mere rodet end forventet

Den grundlæggende formel er enkel: antal enheder ganget med emballagens vægt.

Virkelige e-commerce-data er sjældent lige så enkle.

Et produkt kan skifte emballage midt i året. To lagre kan pakke den samme SKU forskelligt. Et bundle kan indeholde produkter, som også sælges separat. Returneringer kan blive behandlet forskelligt i forskellige systemer. En leverandør kan erstatte plast med pap uden at informere den person, der står for EPR-rapporteringen.

Det samme produkt kan også skabe flere forpligtelser. Et elektronisk produkt med et batteri kan for eksempel kræve rapportering af både emballage, elektronikaffald og batterier.

God EPR-tracking handler derfor om at gemme beregningsreglerne, ikke kun de endelige tal.

Typiske fejl, der skaber ekstra arbejde

At gætte emballagevægten

En lille forskel bliver hurtigt betydelig, når den ganges med tusindvis af ordrer.

At tælle ordrer i stedet for enheder

En enkelt ordre kan indeholde flere emballerede produkter.

At glemme forsendelsesemballagen

Produktemballage og den emballage, der tilføjes på lageret, findes ofte i forskellige systemer.

At blande markeder eller rapporteringsperioder sammen

Gem det præcise land, datointerval og de ordrestatusfiltre, der blev anvendt til hver rapport.

At placere hele beregningslogikken i én persons regneark

En fil bliver en risiko, hvis ingen andre forstår dens formler og manuelle rettelser.

At vente til ugen før deadline

Det er nemmest at indsamle emballagedata, når et produkt bliver oprettet eller ændret.

Hvornår er et regneark tilstrækkeligt?

Et regneark kan fungere fint, hvis virksomheden har et lille og stabilt produktsortiment, simpel emballage, få markeder og én tydelig ansvarlig for processen.

Det bliver sværere, når virksomheden har mange SKU'er, flere fulfilmentopsætninger, hyppige ændringer eller tilbagevendende landespecifikke rapporteringer.

Det er ofte her, virksomheder begynder at kopiere den samme ordreeksport ind i flere filer og genopbygge næsten identiske beregninger hver måned eller hvert kvartal.

God EPR-software bør kunne mere end blot at give dig endnu et sted at indtaste samlede tal.

EPR-rapporteringssoftware er især nyttig, når den kan:

• Gemme emballagedata på SKU-niveau
• Anvende faste og gentagelige logistikregler
• Forbinde ordrer med den korrekte emballage
• Identificere manglende data
• Bevare og dokumentere beregningsmetoden
• Oprette landespecifikke rapporteringseksporter

Automatisering fjerner ikke behovet for at forstå virksomhedens forpligtelser. Den fjerner en stor del af det gentagne arbejde mellem det tidspunkt, hvor en ordre bliver afgivet, og det tidspunkt, hvor rapporten er klar.

Kan bedre EPR-data reducere dine gebyrer?

Potentielt, men det afhænger af landet og den konkrete ordning.

Mange emballagegebyrer er baseret på materialetype og vægt. Nogle ordninger anvender også miljøgraduerede gebyrer, hvor egenskaber som genanvendelighed påvirker prisen.

Nøjagtige data på komponentniveau kan derfor vise, hvilken emballage der skaber de største omkostninger, og om en ændring kan give en økonomisk fordel.

Du bør dog ikke forvente en automatisk besparelse. En genanvendelig emballage bliver ikke behandlet ens i alle lande, og gebyrtabeller kan ændre sig.

Virksomheder får derfor i stigende grad brug for data, der beskriver mere end emballagens vægt. Materialesammensætning og emballagedesign bliver også vigtige.

En enkel rutine for EPR-rapportering

EPR-rapportering bliver lettere, når den bliver en fast rutine frem for et projekt, der først starter kort før deadline.

Hver måned

Tilføj nye SKU'er, registrer ændringer i emballagen, og få styr på manglende data.

Før en deadline

Bekræft markedet, perioden, kategorierne og formatet. Afstem beregningen med ordredataene, og undersøg usædvanlige ændringer.

Efter indsendelsen

Gem rapporten, det underliggende datasæt, beregningsreglerne og dokumentationen for indsendelsen.

Hvad ændrer PPWR?

EU's Packaging and Packaging Waste Regulation trådte i kraft den 11. februar 2025 og begynder generelt at finde anvendelse fra den 12. august 2026.

Forordningen indfører mere harmoniserede krav til emballagedesign, genanvendelighed, indhold af genanvendt materiale, genbrug og forebyggelse af emballageaffald.

PPWR gør strukturerede emballagedata endnu vigtigere, men forordningen får ikke det praktiske EPR-arbejde til at forsvinde.

Virksomheder skal fortsat vide, hvilken emballage de gør tilgængelig på de enkelte markeder, og de skal kunne opretholde pålidelig dokumentation.

Vil du have et kort internt overblik, kan du se vores PPWR-sektion i FAQ , eller læse forordning (EU) 2025/40 på EUR-Lex.

Tjekliste til EPR-rapportering

Før din næste indsendelse bør du kontrollere, at du har:

• En ensartet SKU-liste
• Emballagematerialer og vægte for hvert produkt
• En opsætning til forsendelsesemballage
• Ordremængder opdelt efter destinationsland
• Den korrekte rapporteringsperiode og logik for ordrestatus
• Separate data for andre relevante EPR-kategorier
• De korrekte kategorier og det rigtige rapporteringsformat
• En gemt beregningsmetode og det underliggende datasæt

Hvis flere af punkterne mangler, bør du starte med forbindelsen mellem dine SKU'er og deres emballage. Når det fundament er på plads, bliver det væsentligt lettere at udarbejde rapporterne.